Pogosta vprašanja

Kakšni so pričakovani rezultati akreditiranega certificiranja?

Odgovor na to vprašanje ponujata dve brošuri, ki ju je izdalo Mednarodno združenje akreditacijskih organov (IAF). Vsebina povzema skupno sporočilo IAF in Mednarodne organizacije za standardizacijo (ISO) o rezultatih, ki jih je mogoče pričakovati od akreditiranega certificiranja po standardih ISO 9001 in ISO 14001.

(Expected Outcomes for Accredited Certification to ISO 9001 (brošura IAF)

(Expected Outcomes for Accredited Certification to ISO 14001 (brošura IAF)

Ali obstajajo za pridobitev certifikata kakšne omejitve glede velikosti organizacije?

Omejitev glede velikosti organizacije za pridobitev certifikata ni. Pridobijo ga lahko tudi organizacije s samo enim zaposlenim. Vedeti moramo namreč, da gre za certifikacijo sistemov vodenja, ki morajo biti vzpostavljen tako v organizacijah z enim zaposlenim kot v tistih z več tisoč zaposlenimi.

Ali se postopki pridobitve certifikata razlikujejo glede na velikost organizacije?

Postopek pridobitve certifikata ni odvisen od velikosti organizacije. Le-ta sicer vpliva na  obseg dela certifikacijskega organa in s tem tudi na stroške, vendar mora majhna organizacija prav tako kot velika organizacija izpolnjevati vse zahteve standarda. Razlikuje pa se način izpolnjevanja zahtev, saj standard zahteva kaj moramo izpolnjevati, kako pa to naredimo, pa je med drugim odvisno tudi od velikosti organizacije.

Ali mora vsaka organizacija za pridobitev certifikata izpolnjevati vse zahteve standarda?

Načeloma da, vendar standard dovoljuje nekatere izjeme, ki jih imenuje dovoljene opustitve. Vendar te opustitve niso odvisne od želj organizacije, temveč od tega, ali organizacija posameznih dejavnosti res ne izvaja. Ali je organizacija dejansko upravičena do posamezne opustitve, ocenijo presojevalci med presojo v organizaciji, ko proučijo vse razloge, zaradi katerih organizacija opustitev želi uveljaviti.

Ali vsaka organizacija, ki se prijavi, pridobi certifikat?

Za pridobitev certifikata ni dovolj, da se organizacija prijavi certifikacijskemu organu in poravna določene stroške, temveč mora imeti vzpostavljen, dokumentiran, izvajan in vzdrževan sistem vodenja kakovosti, ki izpolnjuje vse zahteve standarda. Če presojevalci med presojo ugotovijo, da organizacija ne izpolnjuje prav vseh zahtev, certifikata ne pridobi. Naj pa poudarimo, da se za pridobitev certifikata prijavijo le tiste organizacije, ki so prepričane, da izpolnjujejo vse zahteve standarda. V veliko primerih mora sicer organizacija po izvedeni presoji in pred podelitvijo certifikata svoj sistem vodenja kakovosti še dopolniti oziroma izboljšati, da pa po celotnem certifikacijskem postopku certifikata ne bi pridobila, se zgodi le redkokdaj.

Kdaj organizacija lahko izgubi certifikat?

Organizacija izgubi certifikat, če ne izpolnjuje več vseh zahtev standarda, kar certifikacijski organi preverjamo enkrat letno. V kolikor ugotovimo, da organizacija zahtev ne izpolnjuje več, pa se tega zaveda in jih tudi ne namerava več izpolnjevati, pride do sporazumne ukinitve certifikata.

Poseben primer pa se pojavi, kadar katera od strank certificirane organizacije zahteva odvzem certifikata. Tu pogosto nastopijo težave, saj stranke pogosto ne razumejo vsebine certifikata. Certifikat se namreč nanaša na zahteve sistema vodenja kakovosti, ki so točno določene, in le neizpolnjevanje teh zahtev opravičuje odvzem certifikata. Mnogi drugi razlogi pa sami po sebi še ne morejo biti vzrok za odvzem certifikata.

Mnogi javni razpisi kot tudi poslovni partnerji zahtevajo, da organizacija ima certifikat po ISO 14001 za sistem ravnanja z okoljem. Kje lahko dobim več informacij o zahtevah za pridobitev certifikata?

Na SIQ vsak prvi petek v mesecu organiziramo brezplačno informativno predavanje, na katerem skupaj z drugimi standardi predstavimo tudi standard ISO 14001 in postopek pridobitve certifikata.

Želimo vzpostaviti sistem ravnanja z okoljem. Kje naj začnemo?

Prvi korak pri vzpostavitvi sistema ravnanja z okoljem je začetni okoljski pregled, ki je podlaga za pripravo načrta uvajanja sistema. Začetni okoljski pregled vsebuje:

  • pregled glavnih aktivnosti, ki vplivajo na okolje (emisije, odpadki, raba naravnih virov in energije); 
  • pregled okoljskih dovoljenj, obveznosti poročanja oblastem in druge zahteve okoljske zakonodaje, ki jo upoštevamo; 
  • pregled obstoječih procesov, s katerimi se že zmanjšujejo vplivi na okolje (npr. zakonsko urejeno skladišče za kemikalije, čistilne naprave…);
  • oceno preteklih nesreč ali izrednih razmer.

Ali imetnik certifikata za sistem ravnanja z okoljem lahko krši zahteve okoljske zakonodaje?

Imetnik certifikata mora sistematično spremljati zahteve okoljske zakonodaje, jih upoštevati pri izvajanju svoje dejavnosti in redno pregledovati, ali te zahteve dejansko tudi izpolnjuje. Kadar ugotovi odstopanje, mora sprejeti ukrepe, ki privedejo do ureditve procesov v skladu z zakonskimi zahtevami in preprečijo, da se takšna kršitev ne bi ponovila.

Kršitev okoljske zakonodaje je namreč lahko razlog za odvzem certifikata.

Kaj pomeni zahteva standarda ISO 14001:2004 v točki 4.5.4. Presoje sistema ravnanja z okoljem, ki opredeljuje, da mora organizacija periodično (občasno) izvajati notranje presoje?

Da bodo notranje presoje dosegle svoj namen - preverjanje, ali je sistem ravnanja z okoljem vpeljan, se izvaja in vzdržuje v skladu z lastnimi zahtevami in zahtevami standarda -, jih je potrebno izvajati vsako leto. Organizacija, ki deluje na več lokacijah, mora presojo izvesti na vsaki lokaciji in preveriti vse elemente sistema ravnanja z okoljem, ki so tam vzpostavljeni. Le v primeru, da imajo lokacije enake okoljske vidike (npr. posamezne poslovalnice velike trgovinske mreže ali bencinski servisi, ki delujejo v podobnem okolju), lahko med temi lokacijami izberemo za presojo le nekatere izmed njih. V obdobju treh let pa je potrebno preveriti vse lokacije.

Kakšen tečaj naj opravijo notranji presojevalci sistema ravnanja z okoljem, ki so že notranji presojevalci sistema vodenja kakovosti?

Dodatna znanja, ki jih morajo imeti notranji presojevalci sistemov ravnanja z okoljem, določa standard ISO 19011:2011 v točki 7.3.4. Ta znanja presojevalec lahko pridobi na različne načine. Najprimernejša je udeležba na tečaju za notranje presojevalce sistemov ravnanja z okoljem. Na tečaju udeleženec, poleg obnovitve splošnih znanj o presojanju sistemov vodenja, potrebnih za izvajanje presoj, pridobi tudi osnovna specifična znanja za presojanje sistemov ravnanja z okoljem.

Možno je tudi specifično izobraževanje z izobraževanjem v obliki seminarja ali predavanja, na katerem se udeleženec seznani z zahtevami standarda ISO 14001:2004 in posebnostmi pri presojanju sistemov ravnanja z okoljem.

Notranji presojevalec se lahko vpiše tudi v register notranjih presojevalcev pri SIQ, s čimer stalno dokazuje svojo usposobljenost za izvajanje notranjih presoj, saj vsako leto preverjamo, ali presojevalec svoje znanje obnavlja in nadgrajuje.